教會教會教人開會—教會會議小常識

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原刊於教會這江湖,2016年10月8日


什麼要開會?民主精神也,以公開、公平,以事論事。
 

教會教會,教人開會。如果教會懂得開會,可以省去很多無謂爭抝,和被少數人操控教會的危險。

這是一篇舊文,略作潤飾。

引言︰

一般的議事會議,均以 “Robert’s Rules of Order”的議事程序為參考。教會的章程或附則可依政府的社團法例或公司法例,自訂議事規則。 無沒有自定議事程序,可以都是採用Robert’s Rules of Order ,適用於大小會議。

1. 會議的舉行:

1.1 會議分常務會議和非常務會議。
1.2 常務會議,即需要經常開會的議事會,包括會友大會、董事會,執事會,理事會及部會等。
1.3 非常務會議:包括覓牧委員會,人事會及各專責委員會。
1.4 常務會議宜訂定例會日會期。
1.5 所有會議應向成員預先通告開會日期、地點、會議程序會議記錄。
1.6 會議完畢應盡快發出會議記錄。

2. 職位的選舉︰

2.1一般會議設主席、副主席、書記和司數等職位,由議會選出。
2.2選舉方法要符合相關的社團法例、教會章程、附例及會議辦事細則。
2.3教會會議職位的任期通常為一年,在每年第一次會議選出,連選可選任。
2.4每一位會議成員均有資格被提名及投票。
2.5選舉新一屆議會主席時,應由牧者、傳道人或長老主持選舉。
2.6教會會友大會(月會)的主席,由每一個月的會議選舉產生。書記則由教會的書記擔任。
2.7各部部長是該部會議的當然主席。

3. 主席責任︰

3.1按議事程序主持會議,以公平和中立的立場,保證成員對議事的內容有足夠的,正確的資
料作出判斷和表決。
3.2與牧者,書記商議後編訂討論事項及提案。
3.3 會議時,向成員解釋是次會議的議程。
3.4 如有成員提出臨時動議,主席有責任澄清提案的意圖,若付諸表決及通過後需要什麼跟進行動。
3.5 控制會議的流程及發言,都必須與討論的事項或提案相關。
3.6 在議事會議中,主席作為會議程序的主持人的身份,必須保持中立。如需要發言,可請副主席
暫任主席,以成員的身份發表個人意見。
3.7 提案付諸表決時,主席不舉手投票。除非票數打和,可投決定性一票。
3.8 除定期會議外,主席可按須要召開臨時會議。
3.9 月會主席同樣要按議事程序主持會議,但由於不是常任主席,故不必擬訂議程。月會議程通常
由常務會議的主席擬訂的,當選的月會主席會被邀請列席在下次月會前的常務會議,從而理解
提交月會通過的提案。

4. 書記責任︰

4.1協助主席擬訂議程。
4.2在會議前至少一個禮拜,通知各成員開會時間、地點及分發議程和相關資料。
4.3宣讀上次會議記錄及是次會議議程。
4.4會議如離題及不合議事程序,向主席作適當提醒。
4.5會議結束前,宣讀會議記錄。
4.6會議後在指定時間內向會議成員及相關的人發出會議記錄。
4.7保存會議記錄。
4.8月會書記要向主席解釋教會議事程序及協助主席按程序主持會議。
4.9 向月會報告出席人數,及在表決時數點在場是否達法定人數。

5. 副主席責任︰

5.1 協助主席擬訂議程。
5.2 會議期間,主席如想以議會成員的身份對一項提案或討論事項發表意見時,按議事程序,要先將主持會議程序的責任交予副主席代行。又如副主席亦有個人意見發表,由書記暫代會議主席。
5.3 如主席出缺或因事未能參加會議,由副主席代行主席責任。

6. 司數(司庫)責任︰

6.1 每次會議前,向書記提交最新財務報告,連同議程發給各成員省覽。
6.2 在會友年會前,收集各有關部門的財務預算及決算,製訂教會財務報告並預算,提交有關會議通過。
6.3 在年會向會友提交財務報告及預算,並解答問題。

7. 成員責任︰

7.1 會前閱讀議程及相關資料,瞭解是次會議的目的和內容。
7.2 尊重議事程序。
7.3 按討論事項的主題發表意見。
7.4 發表意見前,向主席示意,得到准許可方可發言。
7.5 表決提案前的意見,無論是贊成或反對,是向主席表達的,而不是針對持不同意見的成員發表的。
7.6 尊重主席按議事程序執行議事規則。
7.7 尊重經表決後的議決案或所達到的共識。
7.8 會議成員應有民主議事精神和集體負責的義務,眾人以為美的事留心去作。

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